Todo empleado debería declarar sus impuestos al gobierno y en este trámite el formulario W2 (Wage and Tax Statement) no puede faltar. Aquí te explicamos en qué consiste, sus aspectos básicos, cómo obtenerlo online y cómo rellenarlo.
¿Qué es el formulario W2 para la declaración de impuestos?
Como parte de sus procedimientos, el IRS exige que cualquier empleador informe sobre el salario y las retenciones de los trabajadores.
Esto se hace mediante el formulario W2, el cual debe incluir detalles sobre varios impuestos derivados del paycheck y los beneficios laborales, como seguro médico, contribuciones a la HSA, beneficios para dependientes, entre otros.
Este reporte de declaración de salarios e impuestos da a conocer los ingresos laborales del año anterior de cada uno de los colaboradores.
La gerencia de las empresas son las encargadas de mandar esta planilla al personal en enero (también mandan una copia al IRS). Este formulario sirve para preparar la declaración de impuestos.
¿Cómo obtener la forma W2 gratis por Internet?
Aunque lo habitual es esperar a que tu empleador te envíe el formulario, tienes la posibilidad de obtenerlo antes y de forma gratuita mediante algunos servicios como H&R Block.
Se trata de un servicio de asesoramiento online para la declaración de impuestos en Estados Unidos, que ofrece diversas opciones para particulares, empresas y profesionales autoempleados, y también la posibilidad de descargar el formulario W2 gratis.
Para ello deberás indicar el nombre de la empresa en la que trabajas (Employer Name) o su Número de Identificación de Empleador (EIN o FEIN).
A continuación deberás identificarte, con la menos dos documentos (SSN, ITIN, Pasaporte, licencia de conducir, identificación estatal, etc.) y podrás descargar electrónicamente tu formulario W2 totalmente gratis.
En el caso de que aún no se encuentre disponible, puedes dejar tu correo electrónico para recibirlo en cuanto lo esté.
¿Cómo conseguir una copia del formulario W2?
Para obtener una copia del último Wage and Tax Statement (W2) cuando ya has presentado tu declaración de impuestos, tienes varias opciones:
Contactar con tu empleador
Puede que en la empresa en la que trabajas puedan remitirte una copia del documento, si aún la tienen disponible.
Si has entregado tu declaración de impuestos en papel
En el caso de que hayas presentado la documentación de tus impuestos en papel, ya sea enviándola por correo postal o presencialmente en una oficina del IRS cerca de ti, tienes la posibilidad de solicitar una copia completa de tu declaración mediante el formulario 4506 y el pago de una pequeña comisión.
Si has entregado tu declaración de forma electrónica
Si la presentación de tu declaración de impuestos ha sido a través de Internet, la posibilidad anterior no está disponible. Sin embargo, puedes recurrir al SSA para solicitar una copia, enviando la solicitud a esta dirección postal:
Social Security Administration
Office of Central Operations
Office of Earnings and International Operations
Division of Earnings and Business Services
P.O. Box 33003
Baltimore, MD 21290-3003
¿Cuándo deben enviar el W2 los empleadores?
El Servicio de Impuestos tiene que asegurarse de que ingreses tu declaración a tiempo, por eso le pide a los empleadores que den las planillas antes del 31 de enero. Esto significa que son enviadas por correo normal para dicha fecha, pero llegan después.
Cuando tienes un negocio, tienes que meter estos formularios junto al IRS y la SSA para el 31 de enero. No obstante, puedes solicitar una extensión de 30 días a través de la forma 8809 (Application for Extension of Time to File Information Returns). En ella, debes indicar al menos un criterio para que te aprueben la prórroga.
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Aunque recibas la extensión para entregar las formas con las instituciones correspondientes, debes proveer las copias a tus empleados de sus W2s antes del 31 de enero. Claro, siempre y cuando no solicites también una prórroga de 15 o 30 días para hacer este proceso después de la fecha límite.
Qué pasa si no recibes el formulario W2
Si no has recibido el formulario W2 antes del 15 de febrero, primero debes contactar a tu empleador. Este debería facilitarte una copia digital para que la tengas como referencia mientras llega la original. También puedes utilizar un software de impuestos online para importar la planilla antes de que llegue la otra.
En última instancia, puedes comunicarte por teléfono con el IRS, al número 1-800-829-1040 (pulsa 2 para español), para que te manden la forma, para lo cual debes decirles cuánto ganas y dónde estás trabajando.
Hay un par de cosas que debes tener presente:
- Si tu W2 llega después de que hayas hecho tu declaración, es posible que tengas que echar atrás y rectificar el papeleo.
- Tu declaración de impuestos sigue teniendo una fecha de entrega que debes cumplir (mediados de abril) En caso de que la W2 no haya llegado, tendrás que hacer un estimado de tus bienes e ingresos para completarla (puedes solicitar una extensión).
Cómo llenar la forma W2
El formulario W2 muestra más información que tu sueldo, detalla cuánto has contribuido a tu jubilación durante el año, cuánto ha pagado tu empleador para tu seguro de salud o lo que has recibido por beneficios para el cuidado de dependientes. Cualquier dato que aportes, cambiará el monto final de tu declaración.
En lo que respecta a las casillas en la planilla, te resumimos qué deben incluir:
| Casilla 1 | Detalles sobre tu salario, propinas y otras compensaciones. |
| Casilla 2 | Cuánto impuesto federal retuvieron de tu cheque. |
| Casilla 3 | Cuánto de tu paga (casilla 1) fue destinado al impuesto del Seguro Social. |
| Casilla 4 | Cuánto del impuesto del Seguro Social retuvieron de tus ingresos. |
| Casilla 5 | Cuánto de tu paga (casilla 1) fue destinado al impuesto de Medicare. |
| Casilla 6 | Cuánto del impuesto de Medicare retuvieron de tus ingresos. |
| Casilla 7 | Cuánto de tus ingresos por propinas (casilla 1) que informaste a tu empleador fue destinado al impuesto del Seguro Social. |
| Casilla 8 | Monto de otras propinas que te fueron asignadas por tu empleador (no aparece en la casilla 1). |
| Casilla 10 | Monto de beneficios para el cuidado de dependientes que te pagó tu empleador o que haya incurrido a tu favor. Cualquier cantidad por encima de $5000 ($2500 para declaraciones individuales de casados) debe estar detallada en la casilla 1. |
| Casilla 11 | Suele mostrar cuánto dinero te fue distribuido durante el año del plan diferido de compensación. |
| Casilla 12 | Hay 4 casillas en las que tu empleador puede desglosar más lo que está en la casilla 1. |
| Casilla 13 | Indica si tus ganancias están sujetas a los impuestos de Medicare y la Seguridad Social, pero no a una retención como impuesto federal. Esto aplica si participaste en algún plan de retiro o recibiste compensación por enfermedad. |
| Casillas 16 a 19 | Cuánto de tu paga debe estar sujeta al impuesto estatal, cuánto de impuesto estatal retuvieron de tus ingresos, cuánto de tus ganancias fue destinado a impuestos locales, y cuántos impuestos locales retuvieron de tu paga. |
English: What is the W2 form and how to get it online?